MÔ HÌNH 8 BƯỚC CỦA KOTTER VÀ MÔ HÌNH DMAIC

Chuyển đổi số (Digital Transformation) không chỉ đơn thuần là việc áp dụng các công nghệ mới, mà là quá trình tái định nghĩa toàn diện cách thức doanh nghiệp vận hành, thay đổi văn hóa và trải nghiệm khách hàng để thích ứng với kỷ nguyên số. Để hành trình này không rơi vào nhóm 70% dự án thất bại, doanh nghiệp cần một sự phối hợp chặt chẽ giữa quản trị sự thay đổi và tối ưu hóa quy trình dựa trên dữ liệu. Mô hình 8 bước của Kotter đóng vai trò là "xương sống" cho khía cạnh con người, giúp lãnh đạo tạo ra cảm giác cấp bách, xây dựng liên minh dẫn dắt và lan tỏa tầm nhìn nhằm phá vỡ rào cản văn hóa – vốn là trở ngại lớn nhất trong chuyển đổi số. Trong khi đó, phương pháp DMAIC (Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải tiến, Kiểm soát) cung cấp một quy trình kỷ luật để tinh chỉnh các hoạt động kỹ thuật, đảm bảo mỗi sáng kiến số đều được đo lường chính xác và mang lại giá trị kinh doanh thực tế thay vì chỉ dựa trên bản năng. Sự kết hợp giữa Kotter (tập trung vào sự sẵn sàng của tổ chức) và DMAIC (tập trung vào hiệu quả vận hành) tạo nên một chiến lược toàn diện, giúp doanh nghiệp SME thực hiện các bước chuyển dịch một cách bền vững và liên tục cải tiến trong môi trường kinh doanh đầy biến động

1. Mô hình 8 bước của Kotter (Dẫn dắt sự thay đổi)

Mô hình này tập trung vào khía cạnh con người và văn hóa, giúp tổ chức vượt qua các rào cản tâm lý để thực hiện chuyển đổi thành công.

• Bước 1: Tạo cảm giác cấp bách (Create a sense of urgency): Lãnh đạo cần chỉ rõ lý do tại sao doanh nghiệp phải thay đổi ngay lập tức để tồn tại trước các đối thủ kỹ thuật số hoặc sự thay đổi của thị trường. Việc này cần được cá nhân hóa cho từng tổ chức dựa trên các áp lực cạnh tranh cụ thể.

• Bước 2: Xây dựng liên minh dẫn dắt (Build a guiding coalition): Thành lập một nhóm nòng cốt bao gồm cả những nhà lãnh đạo chính thức và những cá nhân có tầm ảnh hưởng trong tổ chức (influentials) để hướng dẫn quy trình chuyển đổi. Sự đa dạng và tính bao trùm của nhóm này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro.

• Bước 3: Hình thành tầm nhìn chiến lược (Form a strategic vision): Xây dựng một tầm nhìn táo bạo và truyền cảm hứng để mọi người hiểu rõ hướng đi mới. Ví dụ: Đặt mục tiêu cụ thể như chuyển dịch 50% giao dịch sang nền tảng số.

• Bước 4: Huy động đội ngũ tình nguyện viên (Enlist a volunteer army): Sử dụng các kênh truyền thông nội bộ để lan tỏa tầm nhìn, giúp mọi nhân viên thấy được sự kết nối giữa công việc của họ và mục tiêu chuyển đổi số. Cần dành thời gian để truyền bá những lợi ích mà thay đổi mang lại.

• Bước 5: Thúc đẩy hành động bằng cách loại bỏ rào cản (Enable action by removing barriers): Nhiệm vụ của lãnh đạo là nhận diện và xử lý ngay lập tức các chướng ngại vật (về quy trình, tâm lý hoặc nguồn lực) để tạo môi trường thuận lợi cho sự đổi mới. Việc giải quyết nhanh các vấn đề nhỏ sẽ giúp xây dựng niềm tin.

• Bước 6: Tạo ra các thắng lợi ngắn hạn (Generate short-term wins): Chứng minh hiệu quả của chuyển đổi số thông qua các dự án nhỏ có kết quả nhanh chóng (Quick wins). Điều này giúp củng cố niềm tin và ngăn chặn những ý kiến hoài nghi về văn hóa thay đổi.

• Bước 7: Duy trì gia tốc (Sustain acceleration): Tiếp tục đẩy mạnh các hoạt động chuyển đổi, không để sự thỏa mãn sớm làm chậm đà tiến triển. Tập trung nguồn lực vào các sáng kiến then chốt để thực hiện sâu rộng hơn.

• Bước 8: Thể chế hóa sự thay đổi (Institute change): Đưa những cách làm việc mới vào văn hóa và quy trình chuẩn của doanh nghiệp. Lãnh đạo cao nhất (CEO) phải luôn hiện diện và khẳng định rằng những ngày "vận hành kiểu cũ" đã kết thúc.

 

2. Mô hình DMAIC (Cải tiến quy trình liên tục)

DMAIC là phương pháp tiếp cận có cấu trúc, thường được sử dụng trong giai đoạn thực thi (Delivery Phase) để tối ưu hóa các quy trình dựa trên dữ liệu.

• D - Define (Định nghĩa): Xác định cụ thể vấn đề cần giải quyết, mục tiêu của dự án cải tiến và những người chủ chốt liên quan. Giai đoạn này thiết lập khung tham chiếu và hạ tầng cần thiết cho dự án.

• M - Measure (Đo lường): Xác định các chỉ số hiệu suất (KPI) và thu thập dữ liệu về trạng thái hiện tại của quy trình. Mục tiêu chính là xác định các nhu cầu thiết yếu về chất lượng (CTQ) để thành công.

• A - Analyze (Phân tích): Sử dụng dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Nhóm dự án sẽ xây dựng và kiểm tra các giả thuyết về mối quan hệ nguyên nhân - kết quả.

• I - Improve (Cải tiến): Thiết kế, thử nghiệm và triển khai giải pháp để khắc phục nguyên nhân gốc rễ. Ở bước này, nhóm cố gắng tối ưu hóa hiệu suất quy trình sao cho có thể dự đoán được kết quả.

• C - Control (Kiểm soát): Theo dõi quy trình sau cải tiến để đảm bảo các lợi ích được duy trì ổn định và bền vững. Nhóm cần thiết lập và tài liệu hóa các cơ chế kiểm soát cần thiết.

Sự kết hợp giữa hai mô hình: Trong chiến lược chuyển đổi số toàn diện, bạn nên dùng mô hình Kotter để chuẩn bị về mặt tâm lý và tổ chức cho doanh nghiệp (khía cạnh "mềm"), và dùng DMAIC để trực tiếp cải tiến các quy trình vận hành cụ thể trên nền tảng công nghệ số (khía cạnh "cứng"). Mô hình Kotter giúp tạo ra sự sẵn sàng, trong khi DMAIC đảm bảo tính hiệu quả và bền vững của các dự án thí điểm.

3. Điểm mạnh và điểm yếu của Mô hình 8 bước của Kotter (Quản trị sự thay đổi) và Mô hình DMAIC (Cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu).

a. Mô hình 8 bước của Kotter (Quản trị sự thay đổi)

Mô hình này được thiết kế để giải quyết các vấn đề về văn hóa doanh nghiệp và lãnh đạo, vốn là những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến sự thất bại của các dự án chuyển đổi số,.

Điểm mạnh:

• Tập trung vào yếu tố con người: Mô hình giúp phá vỡ sự kháng cự và rào cản tâm lý của nhân viên thông qua việc tạo ra "cảm giác cấp bách" và "liên minh dẫn dắt",.

• Tạo đà cho chiến lược dài hạn: Bước "Tạo ra các thắng lợi ngắn hạn" (Quick Wins) rất quan trọng để xây dựng niềm tin và sự ủng hộ của các bên liên quan trước khi mở rộng quy mô lớn,.

• Chống lại sự tự mãn: Giúp doanh nghiệp không dừng lại quá sớm sau những thành công ban đầu bằng cách "duy trì gia tốc" cho đến khi sự thay đổi thấm sâu vào văn hóa doanh nghiệp.

• Xây dựng nền tảng cho "Chiến lược kéo" (Pull Strategy): Thay vì áp đặt công nghệ từ trên xuống (Push), mô hình Kotter chuẩn bị môi trường để nhân viên tự nguyện tham gia vào quá trình chuyển đổi (Volunteer Army),.

Điểm yếu:

• Thiếu tính linh hoạt: Đây là một mô hình tuyến tính (phải làm từng bước). Nếu bỏ qua bất kỳ bước nào, dự án dễ gặp rủi ro lớn,.

• Thời gian triển khai dài: Việc thay đổi văn hóa và tư duy con người thường mất nhiều năm, không phù hợp cho các bài toán tối ưu hóa quy trình kỹ thuật cần kết quả ngay lập tức.

• Thiếu các công cụ phân tích dữ liệu: Kotter cung cấp khung tư duy nhưng không cung cấp các phương pháp thống kê hoặc đo lường kỹ thuật cụ thể như cách DMAIC làm.

b. Mô hình DMAIC (Cải tiến quy trình liên tục)

DMAIC là một phần của hệ phương pháp Six Sigma, tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu suất vận hành dựa trên các bằng chứng định lượng,.

Điểm mạnh:

• Dựa trên dữ liệu thực tế: Loại bỏ các quyết định dựa trên cảm tính hoặc bản năng. Mọi bước từ "Đo lường" đến "Phân tích" đều phải có dữ liệu chứng minh,.

• Xử lý tận gốc vấn đề: Giai đoạn "Phân tích" giúp tìm ra nguyên nhân cốt lõi (Root Cause) thay vì chỉ xử lý phần ngọn, đảm bảo sự ổn định của quy trình,.

• Tính bền vững cao: Bước "Kiểm soát" (Control) thiết lập các cơ chế giám sát (như Dashboard) để đảm bảo quy trình không bị quay lại lối mòn cũ sau khi dự án kết thúc,.

• Giảm thiểu lãng phí và chi phí: Rất mạnh trong việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng, giảm thời gian thực hiện (Lead time) và phế phẩm,.

Điểm yếu:

• Bỏ qua yếu tố văn hóa: DMAIC tập trung vào máy móc, quy trình và các con số. Nếu nhân viên cảm thấy bị kiểm soát quá mức hoặc không hiểu lý do tại sao phải thay đổi, họ sẽ phản kháng,.

• Nguy cơ "Tê liệt vì phân tích" (Paralysis by Analysis): Quá trình đo lường và phân tích có thể trở nên quá phức tạp, tốn kém thời gian và làm chậm tốc độ đưa sản phẩm ra thị trường (Time to market),.

• Yêu cầu kỹ năng chuyên môn cao: Đòi hỏi đội ngũ phải có kỹ năng về thống kê, phân tích dữ liệu và hiểu biết sâu về hệ thống IT (như Data Scientist hoặc Data Engineer),.

 3. Bảng tóm tắt so sánh

Tiêu chí	Mô hình Kotter	Mô hình DMAIC
Trọng tâm	Con người, văn hóa, tầm nhìn	Quy trình, dữ liệu, hiệu suất
Mục đích	Dẫn dắt tổ chức thích nghi với thay đổi lớn	Cải tiến và tối ưu hóa các quy trình cụ thể
Phương pháp	Định tính, truyền cảm hứng	Định lượng, thống kê, phân tích
Rủi ro lớn nhất	Lãnh đạo "nói mà không làm"	Giải pháp kỹ thuật tốt nhưng bị nhân viên từ chối
Kết quả kỳ vọng	Văn hóa số, tổ chức linh hoạt (Agile)	Giảm chi phí, tăng chất lượng, tối ưu ROI

Lời khuyên chuyên gia: Để chuyển đổi số thành công cho các SME không nên chọn một trong hai mà cần kết hợp cả hai. Hãy sử dụng Kotter để chuẩn bị tâm thế cho đội ngũ (văn hóa "muốn thay đổi") và sử dụng DMAIC để trực tiếp cải tiến các quy trình sản xuất, kho bãi (kỹ thuật "làm thay đổi")

 Dr. Hoàng Văn Thơ